Cómo ahorrar dinero definiendo los artículos de tu restaurante

Una vez nos decidimos a gestionar nuestro restaurante a través de un software, tenemos que trasladar todos los datos que tenemos a la nube.

¿Cómo gestionar los artículos de mi restaurante?

El primer paso es la subida de artículos. Y hay dos formas de hacerlo, bien o mal.

Hacerlo mal no va a otorgar ninguna ventaja competitiva a nuestro negocio, en cambio, hacerlo bien, permite ahorrar en compras inútiles más de un 18%, localizar pérdidas y robos fácilmente.

Por tanto podemos llegar a ahorrar hasta un 30% de nuestro gasto anual.

¿Por qué es importante?

Un restaurante es como un barco, puede tener fugas por diferentes partes y si no detectamos dónde están, lo más seguro es que

se acabe hundiendo.

Un negocio que factura 60.000€ al mes puede tener una perdida de dinero de 4.000€ mensuales, ya 

sea por desperdicios de comida y bebida, roturas, robos,etc. Y al no llevar un control exhaustivo, no darse cuenta de que está perdiendo anualmente 48.000€.

Para no estar achicando agua cada mes, lo que tenemos que hacer es empezar a llevar la gestión como lo hacen las grandes empresas, analizar cada gasto e intentar corregir estas pérdidas.

Necesario para la gestión del local

Si empezamos a llevar la gestión debidamente detectaremos estas fugas mucho más fácilmente.

El primer paso para llevar a cabo todo este control es tener desglosados absolutamente todos los artículos. No solamente crear el artículo “refrescos” sino todos los tipos de Coca-Cola (light, Zero, normal), todas las tónicas, todas las ginebras, etc.

Una vez tenemos todos lo artículos incluidos en nuestra carta digital podremos extraer de nuestro software informes muy valiosos.

TPV cafeteria

En un minuto voy a poder analizar qué es lo que más he vendido en los tres últimos meses y detectar esos artículos que en mi local no tienen ninguna demanda y me están provocando pérdidas porque me caducan en el almacén.

Cada restaurante es un mundo y no porque el restaurante de al lado compra esta cantidad yo tengo que comprar la misma. Estos datos me van a permitir ver que ocurre en mi local al detalle.

Por lo que si en tres meses se han vendido 200 Beefeater y solamente 2 Gordon`s, me tengo que replantear si merece la pena tenerlo en mi carta. Porque como comentamos en esta infografía un combinado nos ofrecía la misma rentabilidad que dos cañas y cada tres copas extras nos generaban 720€ de beneficio.

Otro aspecto importante que puedo extraer de estos informes es la temporalidad de mis productos, y así tener una previsión estimada para hacer compras ajustadas a los proveedores y no generar un sobrestock, que me hacer perder 400€ mensuales.

Por ejemplo puedo analizar el verano pasado a la hora de comprar tinto verano. Si la afluencia que estoy teniendo este año es más o menos la misma que el año pasado y el verano pasado se vendió “x” cantidad, este año voy a comprar mas cantidad.

Sacar el máximo partido a esta gestión

Otra parte muy importante es el control de los diferentes platos que tengo.

Es decir, puedo vender el artículo ensalada mixta y ofrecerlo tanto en carta como en el menú del día. Por tanto tengo que establecer esta diferencia en mi software, para poder saber cuantas ensaladas se demandan del menú y cuantas de carta.

verduras restaurante

Marcar esta diferencia entre artículos de carta y de menú también me va a permitir ponerle las cantidades correctas de cada emplatado.

En la mayoría de los casos la ensalada mixta que sirvo en el menú lleva menos cantidad de ingredientes que la ensalada que sirvo cuando me la piden de carta. Para que mi inventario sea real debo realizar un escandallo diferente en cada una, así cuando comande una u otra se gastara la cantidad correcta.

Si establezco la diferencia y los escandallos de todos los artículos que vendo tanto en carta como en menú, podré ver la rentabilidad que me esta dando e incluso analizar si el volumen que vendo de menús al precio actual me está ocasionando pérdidas.

Ejemplos de carta bien hecha VS mal hecha

En la carta de la izquierda vemos una identificación correcta de cada producto. Al contrario que en la izquierda que tenemos todos los productos genéricos. Esta no nos aporta absolutamente ningún valor y es como si tuviéramos una caja registradora.

carta restaurante

Si establecemos los productos de manera correcta podremos observar los informes de esta forma:

gestion en la nube restaurante

Así podremos ver que se ha vendido más y que no se ha vendido apenas en un periodo determinado de tiempo y de esta forma establecer las medidas oportunas para evitar pérdidas.

En cuanto a las diferencias entre artículos de menú y de carta, podremos sacar informes como este:

En este vemos las ventas de cada tipo de agua que se ha vendido .Pero de igual forma que vemos las bebidas podremos ver los platos que vendemos de cada formato y poder hacer nuestras cuentas para analizar la rentabilidad.

CONCLUSIÓN

Una vez nos decidimos a realizar la inversión en un software que nos va a ayudar a llevar la gestión de nuestra empresa, lo mínimo es realizar todo el trabajo bien desde un principio.

Y esto es; ver todo lo que voy a vender y crear cada artículo digital individualmente para así tener el poder de sacar informes en los que vea la rentabilidad de cada cosa, que es lo que me da mas beneficio, que debo dejar de vender, tener inventarios digitales reales, ver si me están desapareciendo productos, ver que los proveedores no me suben el precio, que llegan las cantidades correctas…

En definitiva, evitar pérdidas mediante el control total de la gestión y llevar mi negocio al éxito.

Para ayudar en este laborioso trabajo del principio, nosotros hemos elaborado un excel en el que simplemente tienes que ir escribiendo cada producto y su respectivo precio.